Pianificare bene il trasloco dell'ufficio è fondamentale per ottenere un trasloco veloce e senza stress, ma soprattutto senza perdite economiche dovute all'inattività dell'azienda durante le varie fasi del trasloco.
Il primo passo è prenotare online il tuo trasloco su Macingo, sarai contattato dal traslocatore che si occuperà del tuo trasloco e concorderete assieme giorno ed ora di ritiro e consegna. Una volta definito il giorno del trasloco tutto lo staff dell'azienda - dal CEO ai dipendenti - dovrà organizzarsi per un trasloco semplice e veloce.
Eccoti i nostri consigli per un trasloco ufficio senza pensieri:
Consiglio 1: scegli il responsabile del trasloco
Meglio stabilire chi sarà il coordinatore del trasloco, può essere il titolare o il CEO dell'azienda o uno dei dipendenti. L'importante è che vi sia una persona di riferimento dell'azienda che si prenda cura di tutte le attività legate al trasloco dell'azienda. Il responsabile del trasloco - una o più persone in caso di grandi aziende - si occuperà di coordinare il lavoro assieme ai colleghi, definire le nuove postazioni e la suddivisione dei compiti.
Il coordinatore del trasloco si occuperà anche di:
- - fare un inventario di tutto quello che deve essere trasferito
- - effettuare le volture dei contratti di tutte le utenze: luce, gas, acqua e soprattutto telefono e internet
Una delle incombenze più importanti del coordinatore è quello di assegnare i compiti ai vari membri dello staff e decidere assieme la
disposizione delle postazioni nella nuova sede aziendale. Una figura molto importante perché i traslochi degli uffici siano efficienti, veloci e rendano felici tutti i membri dell'azienda nella nuova sede.
Consiglio 2: smonta e imballa tutto con cura
![Imballaggio mobili ufficio]()
Dopo aver fatto un inventario accurato di tutto quello che deve essere spostato nel nuovo ufficio, il passo successivo è quello dell'imballaggio. Procura a tutti scatoloni e materiali da imballaggio adatto a riporre tutto con cura (nastro adesivo, carpette, fascicolatori ecc.). Ognuno dovrà imballare i propri oggetti con cura, etichettando il materiale con il proprio nome e il reparto di appartenenza. Gli oggetti in comune dell'azienda invece dovranno essere imballati a catalogati dallo staff o dalla ditta di traslochi.
Lo smontaggio di scrivanie, mobili, librerie e archivi è un'operazione che deve essere fatta da persone capaci, meglio se abili con il fai da te. Se nessuno in azienda si sente in grado di svolgere le operazioni di smontaggio, meglio affidare questo compito ai facchini e ai falegnami dell'azienda di traslochi. Sapranno occuparsi delle operazioni di smontaggio mobili e scrivanie senza produrre danni ed in tempi rapidi.
Dopo aver smontato e imballato tutto non dimenticare, etichetta tutti gli scatoloni. Indica il contenuto di ogni scatolo e la postazione a cui appartiene. In questo modo, nel nuovo ufficio, riposizionare tutto sarà più semplice e veloce.
Consiglio 3: elimina il superfluo
Nuovo ufficio, nuova vita. Il trasloco è una buona occasione per eliminare ciò che è vecchio e non serve più. Per esempio puoi fare riciclare tutta la carta e i documenti più vecchi di cinque anni, con la digitalizzazione le aziende non sono più tenute a conservare vecchi incartamenti.
Sbarazzati dei documenti dei clienti. Chiedi loro di venire a ritirarli dalla tua vecchia sede, il trasloco dell'ufficio è la giusta scusa per far si che i clienti si riprendano ciò che è di loro proprietà (fatture, copie di documenti ecc.).
Puoi anche portare all'isola ecologica più vicina vecchi mobili e scrivanie che non usi più. In alternativa le nostre ditte di trasloco possono occuparsi per te delle operazioni di smaltimento rifiuti e mobili. Se nella nuova sede sono previste nuove postazioni di lavoro è inutile conservare quelle vecchie.
In alternativa puoi anche vendere o regalare (su siti di annunci come subito.it o Facebook ), mobili ancora in buone condizioni da cui ricavare un guadagno.
Consiglio 4: ricorda la burocrazia e la comunicazione a clienti e fornitori
Quando vengono effettuati traslochi di ufficio o sede aziendale è necessario comunicare a uffici competenti e clienti il tuo spostamento. Se la nuova sede aziendale è nello stesso comune dovrete comunicare lo spostamento di sede alla camera di commercio, all'agenzia delle entrate, al comune, all' INPS e Inail e agli altri uffici di riferimento per il tuo settore il nuovo indirizzo. Fatti aiutare dal tuo commercialista o dal consulente, effettuando tutte le eventuali comunicazioni sarai certo di ricevere la posta nel nuovo ufficio.
Se con il trasloco dell'ufficio stai cambiando comune e sede legale dell'azienda la burocrazia, in alcuni casi, prevede anche un passaggio dal notaio che dovrà registrare la nuova sede in una variazione del tuo atto costitutivo.
Assicurati inoltre che la nuova sede abbia la corretta destinazione d'uso come ufficio e rispetti le caratteristiche previste dal piano regolatori per il vostro tipo di attività.
Quando stai traslocando di ufficio è molto importante comunicare anche a clienti e fornitori il nuovo indirizzo, sia per poter ricevere fatture e comunicazioni, sia per permettere loro di trovarti facilmente.
Una buona prassi è inviare a tutti una newsletter con le indicazioni relative alla nuova sede, ma anche un semplice cartello sulla porta delle vecchia sede è una buona tecnica per dire a tutti che il tuo ufficio si è spostato al nuovo indirizzo.
L'importante è che a tutti gli attori interessati sia chiaro che stai effettuando un trasloco ufficio.
Prima prenota online il tuo trasloco su Macingo.com, potrai così concordare ufficialmente la data in cui verrà effettuato. Sii puntuale, fatti trovare nel luogo ed all'orario stabiliti con il corriere.
I traslocatori si occuperanno di tutte le operazioni di carico e scarico di del tuo ufficio per poi occuparsi del trasporto fino a destinazione.
Le ditte affiliate a Macingo hanno a disposizione una flotta di mezzi specifici per il trasloco: camion e furgoni con sollevatori, rulli di sollevamento (delle basi dotate di ruote), cinghie e sollevatori, pianoplan, piattaforme aeree e carri scala.
Inoltre potrai contare - su richiesta - del supporto di facchini, autisti e falegnami. Professionisti qualificati che ti aiuteranno nel trasloco.
Richiedi un preventivo gratis
Per un trasloco veloce ed efficiente servono mezzi e personale adatti al trasloco di uffici e aziende. Per un'azienda il tempo è denaro, quindi è meglio farsi supportare - per i traslochi ufficio - da chi ha i giusti mezzi (camion, furgoni, carri scala ecc.), e il personale (facchini, falegnami e autisti), per un effettuare il trasloco in tempi rapidi. 
Dopo aver fatto un inventario accurato di tutto quello che deve essere spostato nel nuovo ufficio, il passo successivo è quello dell'imballaggio. Procura a tutti scatoloni e materiali da imballaggio adatto a riporre tutto con cura (nastro adesivo, carpette, fascicolatori ecc.). Ognuno dovrà imballare i propri oggetti con cura, etichettando il materiale con il proprio nome e il reparto di appartenenza. Gli oggetti in comune dell'azienda invece dovranno essere imballati a catalogati dallo staff o dalla ditta di traslochi.
